Kasta papperskvittot efter överföring till elektronisk form

Äntligen kommer en lättnad i Bokföringslagen som kommer göra det möjligt att kasta det där papperskvittot som alltid har en tendens att försvinna så snart man han överfört det till elektronisk form.
Att bokföringslagen moderniseras och följer den digitala utvecklingen är ett steg i rätt riktning för alla som berörs utav den. 

Bokföringslagen har även påbörjat en resa mot en mer modern framtid även i sin formulering, istället för tidigare benämningar som "dokument" och "maskinläsbart medium" så använder dem sig numera utav orden som "pappershandling" och "elektronisk handling" för räkenskapsinformation som lagras elektroniskt.

Tidigare har det varit ett krav på att räkenskapsinformation skall sparas i sin ursprungliga form, att detta nu skall tas bort är ett väldigt efterlängtat förslag. Ofta är det svårt att hålla ordning på papperskvitton samt att de med tiden kan blekna och anledningen till att spara kvitton förloras. 

Först är det bokföringslagen som förändras men sedan behöver Bokföringsnämnden uppdatera hur man skall agera enligt god redovisningssed för att vara förenlig med bokföringslagen. Bokföringsnämnden behöver ge vägledning hur företagen, stora som små, skall kunna säkerställa de tekniska lösningar och att de har de organisatoriska förutsättningar som krävs. Det behöver finnas bra kontrollfunktioner i den programvara/utrusning som används vid överföringen. 

Vad: Många företag kommer spara både tid och pengar på detta nya förslag. 
En självklarhet är det att det är en förenkling men lika självklart är att företagen måste ha bra underlag för sin bokföring nu när papperskvittot får slängas. 

Förut skulle överföring från pappershandling till elektronisk handling ske på ett "betryggande sätt". Enligt förändringen skall överföringen ske så att det inte "föreligger risk" att något förändras eller försvinner genom överföringen.

Det är regeln i 7 kap. 6 § bokföringslagen som kommer att förändras. 

En annan lättnad som en digitalisering av räkenskapsinformationen leder till är själva bevarandets tid. Enligt nuvarande bestämmelser skall den ursprungliga informationsbäraren bevaras i sju år, i och med en digitaliserad form behöver originalhandlingarna endast bevaras till det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

När: Reglerna föreslås träda i kraft redan 1 juli 2024. När detta träder i kraft innebär det att även de papperskvitton och pappersfakturor som har överförts till elektronisk handling (fotats eller skannats) vid ett tidigare skede också kan kastas under förutsättning att de har överförts och hanterats i enlighet med de nya reglerna = överföringen skall ha gått till på ett sådant sätt att räkenskapsinformationen inte har förändrats eller försvunnit.

Hur: Ställ din fråga till din redovisningskonsult på Ekonomibolaget, vi vet precis hur ni skall gå till väga. Det är viktigt att tänka på vad som anses som ett färdigställt överfört material, t.ex. så behöver alla sidor (även fram-och baksida) finnas med, all information på det fysiska materialet måste i sin helhet föras över på ett läsbart sätt till elektronisk form. Om detta inte sker på ett korrekt sätt så följer man inte bokföringslagen.

Vi avsäger oss allt ansvar över att innehållet i texten är aktuellt och i linje med gällande lagar, regler och förordningar inom det skrivna ämnet vid tid för läsning. Vi kan därmed inte garantera att texten är aktuell eftersom uppdateringar sker kontinuerligt och siffror, uttalanden i texten och annat kan vara inaktuellt när du läser det. Därför är det viktigt att ha i åtanke när inlägget skrivits och vara kritisk till att förändringar kan ha skett sedan publiceringen av inlägget.

Vill du vara säker på att informationen är aktuell, hjälper vi dig mer än gärna genom rådgivning och stöd. Kontakta oss för mer information.